W całej Polsce coraz więcej urzędów różnego szczebla decyduje się na wprowadzenia tzw. dnia bez petenta. Władze tłumaczą, że zadań przybywa, urzędnicy nie nadążają z obrobieniem mnóstwa dokumentów, a nowych osób nie można zatrudnić z uwagi na brak środków lub kłopoty lokalowe.
Od października ubiegłego roku zmiany dotyczące obsługi interesantów wprowadzone zostały też w Urzędzie Gminy w Kołbaskowie. Dniem bez petenta jest tu piątek. Tego dnia można skorzystać z Biura Obsługi Klienta, pobrać druki i wypełnić je na miejscu, można też złożyć dokumenty wcześniej przygotowane w domu. Nie odbywa się jednak bezpośrednia obsługa interesantów w referatach.
Dzień bez interesanta z ulgą przyjęli urzędnicy pracujący na stanowiskach wykonujących zadania z zakresu opłat planistycznych i adiacenckich, decyzji o warunkach zabudowy, czy planów zagospodarowania przestrzennego.
"My się nie możemy pomylić. Decyzje administracyjne wymagają ciszy i skupienia, a jak się skupić, kiedy każdego dnia, od samego rana, non stop przyjmowaliśmy interesantów, odbieraliśmy telefony? Teraz w piątki realizujemy te zadania, na które w tygodniu nie ma czasu." – mówi jedna z urzędniczek.
"Każdego dnia wpływają do nas dokumenty składane elektronicznie. Mamy do obrobienia sprawy dotyczące zameldowania, wnioski o dowody osobiste, wnioski o udostępnienie danych, przygotowywanie dokumentów do przesłuchań administracyjnych. A to przecież nie wszystko, to tylko niektóre z obowiązków, które realizujemy w piątki." – dodaje pracownica innego referatu.
Wszystkie zwracają uwagę na kwestie związane z archiwizacją dokumentów.
"Tych dokumentów jest bardzo dużo, a rygory dotyczące ich przechowywania są ściśle określone. Wszystkie trzeba przejrzeć, uporządkować, odpowiednio opisać, ponumerować i przekazać pudła do archiwum. Kiedy mieliśmy to zrobić? Teraz robimy to w piątki, kiedy nie ma interesantów."
Od 1 października ubiegłego roku obsługa mieszkańców w Urzędzie Gminy Kołbaskowo odbywa się w Sekretariacie i Punkcie Obsługi Interesantów od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–15:00, a w pozostałych referatach od poniedziałku do czwartku w godzinach 8:00–15:00.
W Referacie Gospodarki Komunalnej, Referacie Gospodarki Nieruchomościami, czy stanowiskach ds. planowania przestrzennego i inwestycji, czwartkowe przyjęcia odbywają się w godzinach 8:00–10:00 oraz 14:00–15:00. W Referacie Spraw Obywatelskich interesanci przyjmowani są wyłącznie po wcześniejszym umówieniu terminu (nr tel. 91 884 90 23).
Urzędnicy już teraz dostrzegają efektywność nowego systemu obsługi. Z ich perspektywy to rozwiązanie działa, urząd funkcjonuje sprawniej, a mieszkańcy otrzymują dokładniej przygotowane dokumenty. Pozostaje pytanie jak odbierają te zmiany interesanci?
